PASO A PASO
Cambiando todo su sistema manual
Las planillas electrónicas permiten manejar más información de los empleados
Cambiando todo su sistema manual
Las planillas electrónicas permiten manejar más información de los empleados
No tema acogerse a un sistema que lo ayudará a tener los datos de sus trabajadores en orden. Desde octubre de este año entró en vigencia el Decreto Legislativo 1086, que obliga a los empleadores de las pequeñas y microempresas a utilizar la planilla electrónica, un sistema que permite registrar digitalmente toda la información laboral de los trabajadores sujetos a contratos.
Evidentemente, antes de que se crearan las planillas electrónicas, el jefe de recursos humanos debía registrar en papel físico --planillas manuales-- los días de trabajo, las vacaciones, las gratificaciones y los descuentos que recibían todos sus empleados. Esto, evidentemente, demandaba mucho tiempo y esfuerzo.
Pero este no era el único inconveniente. Antes, las de tipo manual solo permitían agregar el nombre del empleado y sus horas trabajadas. En cambio, el nuevo sistema permite incluir datos sobre su tipo de contrato, a qué AFP pertenece, su domicilio, su teléfono y datos relevantes.
PASOS PREVIOS
Para Manuel Cabrera, contador público y profesor del IPAE, es recomendable que antes de recurrir a la planilla electrónica, el empleador tenga claro si su negocio es una pequeña o microempresa. De ello depende sus futuros derechos y obligaciones.
Por ejemplo, el nuevo régimen laboral indica que a los empleados de las mypes se les debe pagar las horas extras de trabajo y tienen derecho a 15 días de vacaciones remuneradas al año. Sin embargo, el trabajador de la microempresa (aquella que tiene menos de 10 empleados e ingresos anuales menores a las 150 UIT) no recibe gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad. Tampoco tiene derecho a obtener una compensación por tiempo de servicio (CTS) al final de sus años de labor. Incluso, el empleador de la microempresa no está obligado a asumir los pagos por el seguro social de salud (Essalud) o la jubilación de sus operarios.
Por el contrario, los trabajadores de las pequeñas empresas (las que tienen menos de 100 trabajadores e ingresos anuales por debajo de los 1.700 UIT) tienen derecho a dos gratificaciones al año (cada una equivalente a 15 días de trabajo) y a obtener su CTS. Asimismo, el empleador debe asumir un pago mensual correspondiente al 9% del sueldo del trabajador, para que este acceda a los servicios de Essalud. Adicionalmente, al dependiente se le descontará el 13% de sus ingresos mensuales, que irá a parar al Sistema Nacional de Pensiones (SNP) o a una AFP.
LAS CLAVES PARA ELABORAR LAS PLANILLAS ELCTRONICAS
1. INSCRIBIR LA EMPRESA PYME.- Para empezar a utilizar las planillas electrónicas, el empleador de la pequeña o microempresa debe inscribirse gratuitamente en el Registro Nacional de la Micro y Pequeña Empresa del Ministerio de Trabajo. Solo se necesita presentar DNI del director gerente, RUC y copia de constitución de la empresa.
2. DESCARGAR PROGRAMA DE PLANILLA ELECTRÓNICA.- Ingrese a la web de la Sunat (http://www.sunat.gob.pe/) y descargue gratuitamente el Programa de Declaración Telemática (PDT) 0601. Solo así, el empleador podrá registrar las planillas electrónicas de trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, etc.
3. LLENAR LA INFORMACIÓN QUE PIDE LA PLANILLA.-
Una vez que el programa de la Sunat ya está instalado en su computadora, el empleador debe preocuparse de contabilizar las horas trabajadas de cada uno de sus trabajadores, así como los descuentos y aportes que recibirá a fin de cada mes.
4. CUMPLIR CON TODOS LOS PAGOS.- Luego de que se registra toda la información, el empleador puede abonar virtualmente (a través de la web de la Sunat) o en los bancos designados por dicha institución, los pagos correspondientes al seguro social de salud (Essalud) y otros aportes por tener una plana de trabajadores.
5. GUARDAR INFORMACIÓN.- El empleador debe imprimir la información que archiva mensualmente en la planilla y ordenarla cronológicamente, pues eventualmente la Sunat, el Ministerio de Trabajo o la Oficina Nacional de Pensiones (ONP) podrían solicitarla para verificar que todos los papeles están en regla.
(Fuente Suplemento Mi negocio del Diario El comercio del domingo 9/11/2008)
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