Hay pequeñas empresas que con la orden de hacer
todo rápido gastan más del dinero debido en transporte y en teléfonos. Hay
otras que suelen gastar más de la cuenta por no tener un control mayor sobre
sus procesos y, más grave aún, por desconocerlos. Entonces de pronto una crisis
económica, motivada por diversos factores, es una oportunidad para replantear
por qué nuestra empresa funciona como hasta ahora. ¿Está todo bien o hacen
falta cambios? La reducción de costos debe ser una estrategia de la empresa para
cumplir con un objetivo. Por citar dos casos, este objetivo podría ser lograr
colocarse en un mercado altamente competitivo o evitar que la inestabilidad
económica del sector ponga en riesgo el negocio.
NO TOCAR
Emilio García Vega, profesor de estrategia
empresarial de la Universidad del Pacífico, dice que cualquier empresario que
quiera reducir costos debería comenzar por analizar las actividades de su
negocio y ver cuáles son las actividades estratégicas y cuáles son de apoyo, de
segundo orden. En función a ese análisis recién se puede tener claro dónde
comenzar a cortar. Si es mejor empezar por aquello que compromete a la
producción, a la contabilidad o la distribución. Está claro que se debe definir
qué actividades no agregan importancia al negocio desde el punto de vista del
cliente. Por ejemplo, si lo que más resalta de un producto no es su empaque se
podría entonces optar por un proceso más barato. Es recomendable tener un
listado al detalle de los costos en las distintas áreas de la compañía en los últimos
seis meses y con eso poder decidir cuáles realmente se justifican. A los que se
pueden reducir hay que hacerles un seguimiento controlado.
Por su parte, Rodrigo Pinillos, director de la
carrera de Administración y Márketing de la UPC, dice que antes que
reducir costos hay que buscar consensos que apoyen esa decisión, porque no
siempre la alta dirección tiene plena conciencia del impacto de recortes en las
instancias más bajas de la organización. “Aunque los gerentes deciden el
recorte, es importante considerar siempre el punto de vista de cada área
involucrada, ya que ellos mejor que nadie deberían poder sustentar qué es
estratégico y vital y qué se puede dilatar, suspender o eliminar”, dice.
¿Cuáles son los gastos comunes que no deberían
reducirse jamás? Jhony Ostos, profesor de la facultad de Ciencias Económicas y
Administrativas la Universidad ESÁN, sugiere que no se debe tocar lo que mejor
sabe hacer una empresa, eso que le aporta una ventaja frente a su competencia.
“Para ser más ilustrativo, si una empresa es excelente en calidad de servicio
al cliente y así se distingue, entonces no debería reducir gastos en estas
actividades”. Está claro que con eso pondría en peligro aquellos que hace que
la prefieran como marca. Si algo atenta contra tu identidad no debes cortarle
dinero.
PRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA
Ostos dice que hay que analizar qué productos están
en un ciclo de vida de decadencia para dejar de producirlos porque no agregan
valor y más bien centrar los gastos en productos que están en crecimiento o
madurez. “Otra forma de disminuir los gastos es utilizar economías de escala,
es decir, producir mayores lotes para que los costos unitarios disminuyan;
siempre será mejor utilizar el 100% de la capacidad instalada”, dice.
Pinillos aconseja reducir gastos realizando compras
centralizadas, “una política ampliamente difundida en cualquier compañía
transnacional, o con operaciones de envergadura: algo que una empresa de
mediana dimensión bien haría en imitar”. Para Pinillos es válido buscar la
eficiencia subcontratando por ejemplo el manejo contable o la administración de
servidores y demás asuntos tecnológicos. Aunque hay empresarios que quieren
controlarlo todo. “El empresario peruano se llena de cosas porque tiene la
visión de que la empresa es como su casa y todo tiene que ser propio”, dice
García. Gran equivocación.
Ostos sugiere que cuando el costo de generar una
orden de compra es alto, entonces la empresa debería buscar reducir el número
de pedidos aumentando la cantidad de stock, y para que esto sea viable la
empresa debería tener una alta rotación de inventarios o un gran almacén.
No tener un control sobre las órdenes de compra y
las facturas o recibos puede ocasionar más de un dolor de cabeza a la hora de
ver que mucho del dinero perdido se va por no ser ordenado con estos
documentos. Será necesario hacer inventarios frecuentes. Miguel Shinno,
director de la carrera de Ingeniería de Gestión Empresarial de la UPC, dice que solo evitando devoluciones por despachos
equivocados de productos, pedidos incompletos, documentos mal confeccionados se
estará logrando reducir costos. “Otras medidas como optar por estrategias de
consolidación de pedidos, postergación de la fabricación del producto final, y
la estandarización sumarán mucho al ahorro en costos”.
APROVECHAR EL MEJOR MOMENTO
Lo más saludable, según Emilio García, es comenzar
un corte de gastos por etapas y sectores. Pero un problema general que le pasa
a las grandes empresas y a las pequeñas es que no tener un mapa de sus
procesos. Y al no tener un flujo de las operaciones no se puede diagnosticar.
“Un médico no te puede dar un diagnóstico con solo mirarte. Igual ocurre con
las empresas”, dice García. Seguir el flujo de información de la compañía y de
sus procesos permite ver por ejemplo qué acciones se están repitiendo. “Suelen
haber personas haciendo lo mismo en diferentes áreas –dice García–,pero es un
tema delicado porque está en juego dejar de contar con algunos empleados”.
Los empresarios suelen pensar en reducir costos
cuando prevén un período de problemas en la economía. Pero lo mejor es reducir
costos cuando se está más tranquilo, porque en un momento de crisis, la
solución más sencilla y rápida es despedir personal. “En momento como los
actuales para el Perú es un momento para evaluar con tranquilidad si es
necesario reducir costos, porque aún no se tiene la soga al cuello. Aprovechar
que las cosas están tranquilas y prepararte para el futuro (posiblemente
amargo) y si nada se complica, igual con los cambios realizados vas a mejorar
tus márgenes”, dice Emilio García.
Pinillos sugiere que hay que estar permanentemente
en búsqueda de formas más óptimas de gastar (de que el gasto total sea el menor
posible, dadas las posibilidades del entorno). “Las reducciones deben
enfrentarse siempre pensando en el largo plazo (como todo en los negocios), y
entender que hay eliminaciones que serán permanentes, reducciones que se
mantendrán en el tiempo y recortes temporales, que no comprometen el corto
plazo pero que en el largo plazo deberán volver a ser considerados”, sostiene.
Tomado del Suplemento Mi empresa del Diario El
Comercio.