Cuentas para cerrar el Año. Los reportes contables de fin de año (en especial el balance general y el estado de ganancias y pérdidas), si son bien elaborados resultan una poderosa herramienta para sacar conclusiones respecto a la marcha y proyecciones de un negocio. Sus cifras permiten comparar la evolución de la empresa y, si se busca la data adecuada, comparar números con la competencia. Para formular estados financieros confiables es necesario planificar.
1. No dejar las cosas para el final.- Las empresas con mejores prácticas de control no solo preparan balances al cierre del año, sino también en períodos intermedios (de forma mensual o trimestral). Esto les permite identificar oportunamente problemas como saldos, cuyo origen no se conoce, un monto importante de impuestos a pagar al cierre del ejercicio o desviaciones significativas respecto al presupuesto. Asimismo, ayuda a conseguir un cierre de año más rápido, pues con la preparación de información intermedia los contadores avanzan una parte importante de la labor de análisis de cuentas que consiste en sustentar claramente cada uno de los saldos mostrados en los estados financieros.
2. Proporcione toda la información.- Las cifras de la contabilidad están relacionadas con las actividades que realizan las diferentes áreas del negocio, debiendo la gerencia tener mucho cuidado en asegurarse que el contador r eciba toda la documentación y datos relevantes, como devoluciones de productos, importaciones que se encuentren en tránsito, juicios resueltos a favor o en contra de la compañía, faltantes y sobrantes de inventarios, contratos de préstamos u operaciones de leasing celebrados con entidades financieras, conformidades de obra, inventarios en mal estado o de lenta rotación, etc. En ciertos casos —como cuando se trata de empresas que prestan servicios de ingeniería— resulta vital que los contadores conversen con la parte técnica para reflejar en los estados financieros los ingresos por grado de avance y los costos incurridos en los distintos proyectos.
3. Establezca un cronograma de cierre.- Un cierre contable no puede ser exitoso si previamente no se han establecido cronogramas de entrega de información y conclusión de actividades relacionadas con la preparaciónde estados financieros. Además de acordar con los contadores una fecha definida de presentación de las cuentas de fin de año, se requerirá también establecer con las diferentes áreas operativas plazos para temas previos a la elaboración del balance como la toma de inventarios físicos de fin de año, entregas de rendiciones de cuentas de caja chica, preparación de conciliaciones bancarias, cierre de facturación a clientes y de recepción de facturas de proveedores.
4. Revise las cifras presentadas.- Una vez que los estados financieros definitivos de fin de año hayan sido preparados, siempre es importante que la gerencia o propietarios del negocio sostengan una reunión con los responsables de la contabilidad para aclarar cualquier duda sobre las cifras mostradas, así como revisar otros temas importantes relacionados con aspectos tributarios o societarios como la determinación de los impuestos, el cumplimiento de límites para que la empresa pertenezca a regímenes impositivos especiales o los montos de utilidades que pueden distribuirse. Recuerde que los estados financieros son en primer lugar responsabilidad de la gerencia y aquellos que son definitivos pueden ser revisados por bancos o entes reguladores y por tanto requieren de un adecuado control de calidad.
5. Conserve la documentación.- Las normas tributarias establecen una serie de plazos para conservar la documentación contable que en promedio (pero no en todos los casos) es de cinco años. Es por ello muy importante asegurarse que tanto los libros como los comprobantes y toda otra documentación que sustente las cifras de los estados financieros anuales se encuentren adecuadamente custodiados.
6. ¿Y si mi negocio es pequeño?.- Lo ideal es que las empresas por más pequeñas que sean cuenten con libros y registros contables completos. No obstante, aunque se carezca de estos, es factible para un contador experimentado preparar un balance de fin de año, mediante un adecuado inventario de todos los recursos (activos) y obligaciones (pasivos) con los que cuenta la entidad. El exceso de los activos sobre los pasivos constituye el patrimonio neto de la empresa y si este ha aumentado respecto al año anterior, entonces significa que se obtuvo beneficios durante el ejercicio que se está cerrando.
EL DATO
Este texto ha sido elaborado por Carlos Valle Larrea, gerente de auditoría de BDO y expositor de AELE.
Tomado del Suplemento Mi empresa del Diario El comercio del 06/12/2009.
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